Trinn 1: Forankre ansvarlighet

Innhold på denne siden

Lag eller oppdater retningslinjer for ansvarlighet
– Hva må retningslinjene inneholde?
Plasser ansvar og vedta retningslinjene
– Hvem har ansvaret?
– Vedta retningslinjer og rutiner
– Gjør retningslinjene kjent internt og eksternt
Innarbeid retningslinjene i avtaler
– Sørg for at retningslinjene blir fulgt
– Reduser potensielle motstridende krav og forventninger
– Sett en standard
Kilder

Aktsomhetsvurderinger starter med at dere forankrer ansvarlighet i retningslinjene deres. Med «ansvarlighet» mener vi det ansvaret virksomheter har for hvordan de påvirker mennesker og samfunn. Ansvarlighet skal forankres hos ledelsen og formelt i dokumentasjon. Dette skal sikre at dere har retningslinjer for hvordan dere jobber med å respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, slik at det blir en del av den ordinære forretningsdriften deres.  

Dette trinnet handler også om å innarbeide forventninger og retningslinjer for ansvarlighet i alle avtaler med leverandører og forretningspartnere. Dere må derfor tenke på hvordan dere forventer at deres leverandører og forretningspartnere jobber med å respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er viktig å huske på at dette ikke er et engangsarbeid, og at retningslinjer og avtaler må oppdateres når nødvendig. 

Lag eller oppdater retningslinjer for ansvarlighet

Som virksomhet må dere vite hvordan dere respekterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og vise dette utad.  

For å muliggjøre dette, er det nødvendig at dere har visse retningslinjer og prosesser på plass. 

Har dere allerede retningslinjer for ansvarlighet, kan dere gjennomgå og oppdatere disse slik at de er i tråd med åpenhetsloven. Hvis dere ikke har retningslinjer fra før, må dere lage nye. Retningslinjene skal være basert på åpenhetsloven og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper om ansvarlig næringsliv.

Hva må retningslinjene inneholde?

Retningslinjene for ansvarlighet må inneholde: 

• hvordan dere skal opptre ansvarlig, altså hvordan dere skal jobbe med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold 
• deres forventninger til ansvarlighet hos leverandører og forretningspartnere 
• deres planer for aktsomhetsvurderinger

Dere bør være forberedt på å måtte justere retningslinjene basert på endringer i risikobildet, samt lærdom etter arbeid med aktsomhetsvurderingene over tid.

Tips til utarbeiding av retningslinjer for ansvarlighet 

Engasjer relevante interessenter:

• Innled dialog med berørte interessenter og rettighetshavere for å finne ut hva slags risiko virksomheten er knyttet til og hvordan dere kan håndtere denne.
• Engasjer arbeidsgiverorganisasjoner, bransjeforeninger, sivilsamfunnsorganisasjoner eller samarbeids- eller flerpartsinitiativer ved utvikling av retningslinjene.
• Forplikt dere til å høre og behandle alle varsler eller klager dere mottar fra berørte interessenter eller rettighetshavere.

Interessentdialog er en helt sentral del av aktsomhetsvurderinger, og dere kan lese mer om dette på vår side om viktige prinsipper for aktsomhetsvurderinger. 

Beskriv prioriteringene deres og tilpass retningslinjene etter risikobildet:

• Forklar hvordan dere gjør prioriteringer i aktsomhetsvurderingene deres, det vil si hvorfor enkelte typer risiko anses for å være mer vesentlige enn andre.
• Lag spesifikke retningslinjer for de mest vesentlige risikoene deres og hvordan dere skal håndtere dem, basert på funn fra risikovurderingene.
• Ta hensyn til kjønnsaspektet når dere lager og evaluerer retningslinjer og handlingsplaner.
• Oppdater retningslinjene når risiko endrer seg i virksomheten, leverandørkjeden eller hos forretningspartnere.

Å identifisere skade og risiko, prioritere og følge disse opp er egne trinn i aktsomhetsvurderingene. Dette viser at trinnene og prosessene henger sammen, og at de ikke nødvendigvis kan utføres i rekkefølge. Det er for eksempel nyttig å se til trinn 2 for grundigere gjennomgang av hva ansvarlighet betyr når det gjelder åpenhetsloven, og metoder for kartlegging, vurdering og prioritering av skade og risiko.

Plasser ansvar og vedta retningslinjene 

Dere må forankre retningslinjene hos virksomhetens ledelse og fordele arbeidet ut fra avdelingenes ansvarsområder. Målet er at retningslinjene blir en del av den ordinære forretningsdriften. Det vil si at alle bidrar til at virksomheten respekterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ved å gjøre det de kan i jobben sin for å promotere og håndtere dette.

Hvem har ansvaret? 

Ansvaret for å utarbeide og etterleve retningslinjene, og for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger, må være tydelig plassert i virksomheten. Alle involverte må vite hva de skal gjøre. Arbeidet med aktsomhetsvurderinger blir lettere og mer effektivt når alle involverte har eierskap til prosessen og forstår hensikten med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. 

Vedta retningslinjer og rutiner

• Retningslinjene og planer for aktsomhetsvurderinger må vedtas på et styremøte, eller møte for deltakere/medlemmer hvis det er slik virksomheten er organisert. Lag et skriftlig referat av møtet og vedtaket.
• I forbindelse med dette, kan det være relevant å gjøre følgende: 
• Gi toppledelsen ansvar for aktsomhetsvurderinger (styret bør ha det overordnede ansvaret for å følge opp dette arbeidet).
• Lag rapporteringssystemer for å samle informasjon om virksomhetens arbeid med aktsomhetsvurderinger.
• Legg til rette for at ledelsen og de involverte avdelingene og enhetene kommuniserer med hverandre.
• Gi arbeidstakere opplæring og tilstrekkelige ressurser til å etterleve retningslinjene og gjennomføre aktsomhetsvurderinger.
• Utvikle eller tilpass klageordninger til å omfatte spørsmål og klager knyttet til ansvarlig næringsliv (les mer om klageordninger i trinn 6).
• Utvikle varslingssystemer (for eksempel en varslingskanal ansatte kan benytte seg av) som sørger for beskyttelse av varslere, og vurder om systemet burde ta hensyn til kjønnsaspektet eller til andre sårbare grupper.
• Gjør tiltak for å forbedre områder hvor retningslinjene for ansvarlighet ikke blir etterlevd.
• Forsøk å forstå og adressere problemer som oppstår på grunn av forretningspraksisen deres. 
• Lag insentivordninger som samsvarer med retningslinjene og belønner arbeid som promoterer respekt for menneskerettigheter (disse kan omfatte både egen virksomhet, leverandører og forretningspartnere).

Gjør retningslinjene kjent internt og eksternt

Kommuniser retningslinjene internt til deres egne ansatte, for eksempel på intranett, i personalmøter eller ved opplæring av nye ansatte. Sett gjerne av tid til intern kommunikasjon om retningslinjene i den årlige handlingsplanen. Gjør også retningslinjene offentlig tilgjengelige på nettsider og/eller sosiale medier. Dere bør kommunisere retningslinjene på virksomhetens arbeidsspråk, men dere oppfordres til å også oversette dem til lokale språk til arbeidere og lokalbefolkning når det er relevant. 

Innarbeid retningslinjene i avtaler

Kommuniser intensjonene med retningslinjene til leverandører og forretningspartnere. Inkluder betingelser og forventninger rundt ansvarlighet i kontrakter og avtaler, og eventuell annen dokumentasjon. Supplier code of conduct, joint-venture kontrakter og varsel til investorer er eksempler på slike dokumenter. 

Slike betingelser og forventninger kan innebære: 

• at retningslinjer for ansvarlighet overholdes
• at det forventes åpenhet, oppfølging og rapportering
• informasjon om hvordan ansvarlighet formidles videre i leverandørkjeden
• informasjon om at manglende overholdelse av virksomhetens retningslinjer kan føre til midlertidig stans i leveransen eller at kontrakten avsluttes 

Se OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger side 60 for mer informasjon om hvordan dere kan innarbeide forventninger til ansvarlighet i relasjoner med leverandører og forretningspartnere. 

Sørg for at retningslinjene blir fulgt

Sørg for at retningslinjene og forventningene dere har til leverandører og forretningspartnere blir fulgt. Bidra med tilstrekkelige ressurser og opplæring slik at leverandører og forretningspartnere kan forstå og etterleve retningslinjene, og eventuelt gjennomføre egne aktsomhetsvurderinger. Det er viktig at dere stiller realistiske krav. En liten leverandør kan for eksempel ha andre muligheter til å oppfylle alle forventningene dere har satt uten hjelp, enn en større leverandør vil ha.  

Dere bør også forsøke å identifisere mulige faktorer som kan hindre leverandører og forretningspartnere i å oppfylle forventningene dere har satt. Gå derfor kritisk gjennom deres egen forretningspraksis, for eksempel innkjøpspraksis og kommersielle insentivordninger. Et krav om at alle leverandørers ansatte skal tjene en lønn de kan leve av, kan for eksempel være urealistisk hvis dere opererer med urimelige kontraktsvilkår og betaler priser som gjør det vanskelig for leverandørene å møte dette kravet. På vår temaside om levelønn kan dere lese mer om hvordan dere kan jobbe for å fremme anstendig lønn.  

Reduser potensielle motstridende krav og forventninger

Mange leverandører og forretningspartnere har flere ulike kunder i forskjellige bransjer. De kan derfor bli møtt med andre, og potensielt motstridende, forventninger fra andre kunder enn dere.  

Dere bør i så fall gjøre følgende: 

• Tilpass retningslinjene deres til relevante internasjonale og industrielle standarder.
• Samarbeid med andre kunder eller bransjeaktører om felles forventninger, for eksempel gjennom felles retningslinjer og rapporteringsrammeverk.
• Samarbeid med leverandører og forretningspartnere om hvordan dere sammen kan redusere motstridende krav. 

Sett en standard

Når dere skal inngå og lage avtaler med nye leverandører og forretningspartnere må dere vurdere hvordan disse jobber med ansvarlighet. Dette kan dere gjøre for eksempel ved å bruke prekvalifiseringsprosesser, anbudskriterier eller screeningskriterier som inkluderer temaer om ansvarlighet som dekkes av åpenhetsloven.  

Bruk informasjon om den potensielle forretningspartneren som grunnlag til for eksempel avslag, kvalifikasjonskrav, kontraktskrav med utvidede krav til sosialt ansvar eller forslag til tiltak for å begrense risiko.