Trinn 3: Iverksett tiltak

Innhold på denne siden

Hvordan komme i gang med tiltak?
– Tre grader av tiltak
– Meningsfylt interessentdialog
Skade og risiko dere forårsaker eller bidrar til
– Stanse først
– Forebygge og begrense risiko
– Når dere er én av flere som bidrar til skade og risiko
Skade og risiko dere er direkte knyttet til
– Forebygge og begrense negativ påvirkning
Siste utvei: Om å bryte forretningsforbindelser
Systemiske problemstillinger
Utfordringer med gjennomføring av tiltak
– Lite innflytelse
– Manglende kontraktsforhold
– Bundet til forretningsforbindelsen
Kilder

Trinn 3 handler om å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negativ påvirkning basert på vurderingene og prioriteringene dere gjorde i forrige trinn. Dere har alltid ansvar for å stanse, forebygge eller begrense skade og risiko dere selv har forårsaket eller bidratt til. Dere skal også forebygge og begrense skade og risiko dere er direkte knyttet til, blant annet gjennom å samarbeide med andre, bruke innflytelsen dere har eller forsøke å øke innflytelsen deres. Dersom det er mulig å fortsette et forretningsforhold samtidig som dere får til forbedringer over tid, vil dette være å foretrekke fremfor å trekke seg ut. Å bryte forretningsforbindelsen kan imidlertid være nødvendig som en aller siste utvei. 

Hvordan komme i gang med tiltak?

Når dere skal iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense skade, og risiko for skade, må dere ta utgangspunkt i prioriteringene dere gjorde i kartleggings- og vurderingsfasen (trinn 2). Da skal dere ha prioritert håndtering av de viktigste skadene og risikoene dere står overfor basert på risikobildet, deres tilknytning til disse, og konsultasjon med interessenter og rettighetshavere. 

Akkurat hva slags tiltak dere bør iverksette, kommer an på hvilken tilknytning dere som virksomhet har til negativ påvirkning, typen negativ påvirkning, og om det er snakk om faktisk skade eller risiko for skade. Ikke alle tiltak vil være hensiktsmessige eller relevante i alle sammenhenger. Det kan i noen tilfeller være riktig å gjennomføre tiltak som verken fremkommer her eller i OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger. På vår side for regelverk og ressurser finner dere for eksempel flere ressurser til bruk i aktsomhetsvurderinger.  

I trinn 2 skal dere ha vurdert: 

• om deres virksomhet har forårsaket (eller kan forårsake) skade
• om deres virksomhet har bidratt til (eller kan bidra til) skade 
• om skaden er (eller kan bli) direkte knyttet til deres virksomhets forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere 

Deres tilknytning til skade og risiko kan endre seg. Det er viktig å huske på at jo nærmere skade og risiko dere som virksomhet er, jo mer ansvar vil dere ha for å rydde opp.  

Tre grader av tiltak 

• Forebygge: Det primære målet med aktsomhetsvurderinger er at virksomheten skal forebygge negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det betyr at dere må iverksette tiltak før skaden skjer, slik at dere unngår eller reduserer risikoen for at negativ påvirkning oppstår i det hele tatt.
• Begrense: Andre grad av tiltak er å begrense negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vil si at dere iverksetter tiltak som begrenser skadeomfanget når en skade skjer.
• Stanse: Den mest alvorlige graden av tiltak er å stanse aktiviteter som forårsaker eller bidrar til negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Meningsfylt interessentdialog 

Når dere arbeider med tiltak for å stanse, forebygge og begrense negativ påvirkning, er det viktig at dere konsulterer og involverer berørte, og potensielt berørte, interessenter og rettighetshavere. Det er viktig at berørte parter har en stemme i arbeidet med å utvikle egnede tiltak og tiltaksplaner.

Skade og risiko dere forårsaker eller bidrar til

Dere er alltid ansvarlige for å håndtere negativ påvirkning dere selv forårsaker eller bidrar til. Toppledelsen burde ha ansvar for å sikre at aktiviteter som forårsaker eller bidrar til skade blir stanset, og for å unngå aktiviteter som kan forårsake eller bidra til skade i fremtiden.

Stanse først 

Dere må først og fremst stanse aktiviteter som forårsaker eller bidrar til skade.

Noen aktiviteter er vanskelige å stanse på grunn av operasjonelle, kontraktsmessige eller juridiske forhold. I de situasjonene burde dere lage handlingsplaner for hvordan aktivitetene som forårsaker eller bidrar til skade kan stanses, og involvere eksperter på fagfeltet og interessenter etter behov.

Forebygge og begrense risiko

Når det er risiko for fremtidig negativ påvirkning, må dere utarbeide og gjennomføre planer for tiltak som er egnet for å forebygge og begrense skade.

Egnede tiltak for å forebygge og begrense risiko kan være å gjøre tilpasninger og oppgraderinger, arbeid med retningslinjer, opplæring, oppdatere risikosystemer, eller å adressere systemiske problemstillinger. 

Tilpasningstiltak 

Det kan være nødvendig å tilpasse deler av deres virksomhets aktiviteter, produkter eller tjenester for å forebygge eller begrense skade.  

Det kan for eksempel være at deres egen innkjøpspraksis forårsaker eller bidrar til skade. Hvor mange prosent av ordrene plasseres sent? Hvor stor andel av ordrene endrer dere i etterkant? Dersom det ofte skjer endringer gjennom innkjøpsprosessen deres, vil det kunne påvirke arbeidere negativt. Eksempler på dette kan være overdreven bruk av overtid, fysisk og mental utmattelse, risiko knyttet til HMS, økt bruk av midlertidig arbeidskraft og utnyttelse av sårbare arbeidere. Slik kartlegging og vurdering av skade og risiko for skade kan dere lese mer om i trinn 2. 

Oppgraderinger

Noen skader kan best forebygges gjennom å investere i forbedring av anlegg og utstyr.

Retningslinjer

Å utarbeide nye, eller forbedre retningslinjer og tilhørende rutiner og protokoller, kan i seg selv bidra til å forebygge og begrense skade. Dette henger sammen med trinn 1 i aktsomhetsvurderinger, hvor vi forklarer at retningslinjer må oppdateres når nødvendig etter hvert som dere gjør dere erfaringer med aktsomhetsvurderinger.

Opplæring

Om ledelse og arbeidstakere har fått effektiv, nødvendig og oppdatert opplæring, kan dere forebygge og begrense skade og risiko. Opplæring kan dekke et bredt spekter av problemstillinger.

Oppdater risikokartleggingssystemer

Arbeid med å identifisere risikoindikatorer og utvikle prosedyrer dere skal følge dersom dere identifiserer risiko for at dere forårsaker eller bidrar til negativ påvirkning. Dette kan bidra til å styrke systemer dere har for å overvåke og flagge fremtidig risiko før skade oppstår. Se trinn 2 for mer informasjon om kartlegging og vurdering av skade og risiko.

Adresser systemiske problemstillinger

Systemiske problemstillinger er utfordringer som er utbredt i en spesifikk kontekst, og som skyldes problemer i overordnede systemer og strukturer som er utenfor en virksomhets umiddelbare kontroll.  

Det er viktig å huske på at dere har ansvar for å forebygge og begrense skade dere forårsaker eller bidrar til, selv om problematikken er systemisk der dere har virksomhet. Det er ikke deres ansvar å alene løse systemiske problemstillinger, men dere må likevel arbeide for å forebygge og begrense negative konsekvenser. Dere kan lese mer om systemiske problemstillinger lenger nede på denne siden.

Når dere er én av flere som bidrar til skade og risiko

Det kan være at dere er én av flere aktører som bidrar til negativ påvirkning, eller at dere bidrar til at en annen aktør forårsaker negativ påvirkning. Dere har fremdeles et ansvar for å stanse, forebygge og begrense den negative påvirkningen eller medvirkningen til skade, i den grad det er mulig.  

Det kan være nødvendig å engasjere de andre involverte aktørene for å gjøre dette, for eksempel gjennom bransjeinitiativer eller i kontakt med myndigheter. Deres innflytelse (eller mangel på innflytelse) over den andre aktøren som forårsaker skaden er en viktig faktor. Det kan derfor være nødvendig å forsøke å bygge opp egen innflytelse for å få til endring. Les mer om bruk av innflytelse lenger nede på denne siden.  

Skade og risiko dere er direkte knyttet til

Når det gjelder negativ påvirkning som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere, skal dere utarbeide og iverksette planer for å forebygge og begrense negativ påvirkning. Lenger opp på denne siden finner dere tips til å utarbeide tiltaksplan, og ulike tiltak, som også kan være relevant her. 

Forebygge og begrense negativ påvirkning

Egnede tiltak for å håndtere skade og risiko dere er direkte knyttet til kan være å:

• gjøre endringer i egen virksomhet
• samarbeide med forretningsforbindelser
• bruke innflytelse – alene eller sammen med andre – for å få til endring

Disse tiltakstypene kan også gli over i hverandre. Dersom dere er direkte knyttet til skade og risiko som følger av systemiske problemstillinger, kan dere lese mer om å håndtere disse nedenfor. 

Dere må vurdere hva som skal skje med forretningsforholdet mellom dere og den aktuelle forretningsforbindelsen: skal dere opprettholde forholdet mens risikoreduserende tiltak pågår, eller skal dere iverksette midlertidig brudd i forholdet mens dere følger opp risikoreduserende tiltak? 

I verste fall kan den negative påvirkningen være så alvorlig, og situasjonen så utfordrende, at forretningsforholdet bør avsluttes. Hvis det er tilfellet, må dere sørge for å ikke gjøre situasjonen enda verre for de berørte partene. Les mer om å avslutte forretningsforhold lenger nede på denne siden.

Endringstiltak 

Vurder om dere kan gjøre endringer i egen virksomhet, eller i operasjoner og aktiviteter, for å forebygge og begrense negativ påvirkning knyttet til deres forretningsforbindelser. Det kan for eksempel være å gjøre endringer i styringssystemer, som å bruke prekvalifiseringsprosesser, for å redusere sannsynligheten for at dere i utgangspunktet blir involvert med høyrisiko forretningsforbindelser. Dette henger sammen med trinn 1 om å forankre ansvarlighet og stille krav til forretningsforbindelser. Det kan også være nødvendig å gjøre endringer i produkter eller tjenester dere tilbyr, for eksempel ved å inkorporere hensyn til ansvarlighet i selve produkt- og tjenesteutviklingen.

Samarbeid med forretningsforbindelser

Støtt forretningsforbindelsen(e) som har forårsaket eller bidratt til den negative påvirkningen, slik at de er i bedre stand til å forebygge og begrense skade og risiko. 

Dere kan støtte gjennom å gi faglig veiledning i form av opplæring eller styrking av styringssystemer. Dere kan også legge til rette for at forretningsforbindelsen kan komme i kontakt med relevante aktører, delta i initiativer på bransje- eller geografisk nivå, eller få tilgang til finansiering til å gjennomføre ressurskrevende tiltak. 

Bruk deres innflytelse

Dere må bruke deres innflytelse, i den grad det er mulig, for å påvirke endring i praksisen til forretningsforbindelsen(e) som forårsaker eller bidrar til skade eller risiko. Å ha innflytelse betyr altså at dere har mulighet til å få til endring ved negativ påvirkning som en annen aktør er ansvarlig for. 

Hvordan man kan bruke innflytelse avhenger av den negative påvirkningen, graden av innflytelse man har, samt forhold som er spesifikke for bransjen og/eller forholdet til forretningsforbindelsen.

Eksempler på bruk av innflytelse:

• Gå i dialog med den aktuelle forretningsforbindelsen for å oppfordre dem til å gjennomføre nødvendige tiltak. For at dette skal få best mulig gjennomslag, anbefales det at dialogen skjer på et høyt nivå, for eksempel på ledelses- eller styrenivå.
• Gjennomgå kontrakter og avtaler og vurder om det bør gjøres endringer i forventninger og krav til ansvarlighet (se trinn 1 for mer informasjon om å forankre ansvarlighet).
• Koble forretningsinsentiver til ansvarlig praksis, for eksempel gjennom å øke volum eller inngå langsiktige avtaler med leverandører som møter deres krav.

Husk at det i mange tilfeller vil være nødvendig at det finnes en reell mulighet for at kontrakten kan sies opp for at deres innflytelse på en leverandør eller forretningspartner skal være effektiv. 

Det kan også være nødvendig å bruke innflytelse i samarbeid med andre aktører. Lenger nede på denne siden kan dere lese mer om hva dere kan gjøre for å styrke deres innflytelse og påvirkningskraft.

Siste utvei: Om å bryte forretningsforbindelser

Som en siste utvei kan det være nødvendig å vurdere å bryte forretningsforbindelsen med en leverandør eller forretningspartner.

Det kan være tilfelle dersom:

• dere har mislyktes i deres forsøk på å forebygge eller begrense alvorlig negativ påvirkning
• det ikke er mulig å rette opp alvorlig negativ påvirkning
• det ikke finnes rimelig håp om å få endring i positiv retning
• aktøren som forårsaker skade ikke gjør umiddelbare tiltak

Hvis dere vurderer å bryte relasjonen til en forretningsforbindelse, må dere vurdere hvilke sosiale og økonomiske konsekvenser det å avslutte forholdet kan ha for menneskene som blir berørt. Å redusere inntjeningen kan, i verste fall, føre til at leverandører må si opp ansatte eller nedjustere lønn eller arbeidsgoder. Dere bør finne tiltak som gjør at prosessen blir gjennomført på en så ansvarlig måte som mulig, og samtidig overholde nasjonale og internasjonale lover, regler og standarder.

Engasjer dere også i meningsfylt interessentdialog med berørte, og potensielt berørte, interessenter og rettighetshavere.

Dersom dere skal avslutte et forretningsforhold er det viktig at dere, der det er mulig, gir tilstrekkelig advarsel og begrunnelse til både ledelsen og eventuelle fagforeninger. 

Systemiske problemstillinger

Systemiske problemstillinger skyldes problemer i overordnede systemer og strukturer, og ikke én isolert faktor. Systemisk risiko kan for eksempel oppstå på grunn av styringssvikt eller fordi myndigheter ikke overholder sin plikt til å håndheve lover og beskytte menneskerettigheter. Slike utfordringer kan øke risikoen for negativ påvirkning i både egen virksomhet og risiko knyttet til leverandørkjeder og forretningspartnere.

Virksomheter er ikke ansvarlige for at myndigheter svikter. Likevel vil deres valg om å gjennomføre aktiviteter i en kontekst der det er systemisk risiko styre hvilken type, og omfanget av, aktsomhetsvurderingene som skal utføres.

Dersom dere kjenner til utfordringer med systemisk risiko, kan dere forsøke å: 

• Samarbeide på tvers av bransjer. Dette kan gjøre tiltak mer effektive og redusere sjansen for at problemet ikke bare blir skjøvet fra en bransje til en annen, i og med at systemiske problemstillinger kan berøre mange bransjer på én og samme tid.
• Engasjere myndigheter. Dere kan bruke deres innflytelse på lokale eller nasjonale myndigheter for å oppmuntre til endring, for eksempel gjennom bedre håndheving av lover og reguleringer, eller tilrettelegging for ansvarlighet.
• Identifisere eksisterende, effektive tiltak. Slik kan dere lære mer om hvordan man forebygger og reduserer risiko som følger av systemiske problemstillinger. Slike tiltak kan for eksempel være utarbeidet av myndigheter, bransjeforeninger, flerpartsinitiativ eller lignende.

Det kan ta lang tid før dere oppnår resultater i dette arbeidet, men dere bør likevel iverksette tiltak for å håndtere systemisk risiko. Dersom virksomheten opererer i en kontekst der systemiske problemstillinger fører til negativ påvirkning som dere kan knyttes til, bør dere være forberedt på å være åpne om hvorfor dere velger å bli, og om dere er i stand til å operere forsvarlig mens dere gjennomfører egnede tiltak. I mange tilfeller vil det være nødvendig med økt innsats for å overvåke og forhindre negativ påvirkning mens dere samtidig forsøker å håndtere utfordringene.

Utfordringer med gjennomføring av tiltak

OECDs retningslinjer og veileder anerkjenner at virksomheter kan støte på både praktiske og juridiske begrensninger i sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger, inkludert hvilke alternativer en virksomhet har tilgjengelig for å reagere på negativ påvirkning. 

Det er viktig å huske på at dere – uansett innflytelse – har et ansvar for å utføre aktsomhetsvurderinger, og faktisk bruke den innflytelsen dere måtte ha. Aktsomhetsvurderinger kan endres og tilpasses for å også være håndterbare for virksomheter med begrenset innflytelse på sine forretningsforbindelser.

Lite innflytelse

Dersom dere ikke har tilstrekkelig innflytelse til å få til endring, må dere vurdere hvordan dere eventuelt kan styrke påvirkningsmulighetene deres.

Tiltak for å øke innflytelse på egenhånd:

• Introduser eller oppdater forventninger til ansvarlighet i deres retningslinjer, kontrakter og avtaler, slik som omtalt i trinn 1.
• Jobb for å utvikle gode, langsiktige og tillitsfulle forhold til deres leverandører og forretningspartnere.
• Benytt kommersielle insentiver, det vil si fordeler som kan gis en forretningsforbindelse basert på deres etterlevelse av forventninger til ansvarlighet.

Tiltak for å øke innflytelse i samarbeid med andre:

Dere kan samarbeide med andre aktører for å kommunisere felles forventninger, og bygge opp og utøve felles innflytelse.

Avhengig av problemstillingen, kan det være aktuelt å samarbeide med, eller gjennom:

• andre kunder av samme forretningsforbindelse
• bransjeforeninger
• sektoroverskridende tiltak
• geografiske initiativer
• temaspesifikke initiativer
• myndigheter på lokalt, regionalt eller internasjonalt nivå
• investorer og aksjonærer

Manglende kontraktsforhold

I trinn 2 forklarte vi at det kan oppstå utfordringer med synlighet og innflytelse når dere vurderer underleverandører lenger nede i leverandørkjeden som dere ikke har et kontraktsforhold til. De samme utfordringene kan gjøre seg gjeldende nå som dere skal iverksette tiltak. 

Bruk deres innflytelse over leverandører og forretningspartnere som dere faktisk har et kontraktsforhold til, for eksempel ved å be dem bruke forhåndskvalifiserte leverandører. Videre kan virksomheter i samme bransje arbeide på bransje- eller regionalt nivå for å identifisere og involvere leverandører som befinner seg på felles kontrollpunkt i leverandørkjeden. Det kan også være mulig å jobbe direkte med den forretningsforbindelsen som er assosiert med høy risiko eller skade. 

Bundet til forretningsforbindelsen

Som vi forklarer lenger oppe på denne siden, kan det være nødvendig å vurdere å bryte forretningsforholdet med en leverandør eller forretningspartner som en siste utvei. Det er derimot ikke alltid praktisk mulig å avslutte et forretningsforhold, for eksempel dersom man er bundet av kontrakt eller av andre praktiske hensyn som at leverandøren er helt avgjørende for deres virksomhet. 

Som nevnt i OECDs veileder bør dere være klar over at det å opprettholde et forretningsforhold som er forbundet med høy risiko eller skade kan ha omdømmemessige, økonomiske eller juridiske konsekvenser. Eksempler på dette kan være negativ omtale i medier, tap av tillit hos kunder og samarbeidspartnere, tap av investeringer eller lignende. Det er lurt å rapportere på disse forholdene og forklare beslutningen om å ikke avslutte forretningsforholdet, hvordan dette stemmer overens med deres retningslinjer, hvilke tiltak dere har satt i gang for å bruke innflytelse, og hvordan dere vil fortsette å følge opp forretningsforholdet i fremtiden. Parallelt kan dere arbeide for å identifisere alternative leverandører og forretningspartnere som kan møte deres krav til ansvarlighet.