Trinn 4: Følg opp tiltakene

Innhold

Hva skal dere følge opp?
Hvordan følge med på tiltak?
⇾ Ansvarlig datahåndtering
⇾ Bruk av sosiale revisjoner
⇾ Hvem skal involveres i oppfølgingsarbeidet?
⇾ Bruk indikatorer til sporing
Vurder effekten av samarbeidsinitiativer
Bruk informasjonen til forbedring av arbeidet
Kilder

I trinn 4 skal dere følge med på gjennomføringen og resultatene av tiltak dere har iverksatt for å håndtere negativ påvirkning i deres egen virksomhet, i leverandørkjeden og hos forretningspartnere. Dere må altså undersøke om skade, og risiko for skade, faktisk har blitt håndtert. Erfaringene dere gjør i oppfølgingsarbeidet skal dere bruke til å forbedre aktsomhetsvurderingsprosessene i fremtiden.

For å få et godt bilde av fremgangen må dere sannsynligvis benytte dere av flere informasjonskilder, inkludert interessenter og rettighetshavere. Det kan også være nødvendig å involvere interne og eksterne personer og eksperter på feltet. Ikke minst vil det være nyttig å bruke indikatorer for å spore effekt og endringer over tid. Dersom dere deltar i samarbeidsinitiativer, bør dere i tillegg vurdere om disse har ønsket effekt.

Hva skal dere følge opp?

Dere må følge med på gjennomføringen og resultatene av de tiltakene som ble iverksatt i trinn 3 for å stanse, forebygge og begrense negativ påvirkning. Dette betyr først og fremst å kontrollere om skade eller risiko som dere avdekket og prioriterte høyest, har blitt håndtert på en effektiv måte. Jo mer alvorlig skaden eller risikoen er, jo viktigere er det at dere følger opp håndteringen grundig.

Dere må følge opp deres egne tiltak for å stanse, forebygge og begrense skade, eller risiko for skade. Dere må også jevnlig vurdere leverandører og forretningspartnere, og kontrollere at de overholder forpliktelsene sine, at risikoreduserende tiltak blir fulgt, og at skade faktisk har blitt stanset eller begrenset. Vær ekstra oppmerksom på oppfølgingen av tiltak i tilfeller hvor den negative påvirkningen kan berøre personer som er utsatt for økt risiko for skade på grunn av marginalisering, sårbarhet eller andre omstendigheter. Les mer om å ta hensyn til sårbare personer og grupper her.

Hvordan følge med på tiltak?

Akkurat hvordan dere skal gå frem for å spore gjennomføring og resultater, vil variere på bakgrunn av eksempelvis virksomhetens størrelse og omstendigheter, og hvilken skade eller risiko dere selv har forårsaket, bidratt til eller er direkte knyttet til. Dere har generelt større ansvar for å følge opp tiltak iverksatt mot skade og risiko dere selv har forårsaket eller bidratt til. Det å følge med på gjennomføring og resultater av tiltak over tid vil som regel også gi et bedre bilde av situasjonen enn for eksempel en engangsvurdering.

I oppfølgingsarbeidet må dere sannsynligvis bruke flere kilder for å få et helhetlig bilde av hvordan negativ påvirkning har blitt håndtert. Det kan for eksempel være kartleggingsdata, data fra klagemekanismer eller troverdige rapporter fra deres forretningsforbindelser. Husk at dere må være kildekritiske og vurdere troverdigheten til informasjonen som innhentes og brukes i oppfølgingsarbeidet. Les mer om informasjonsinnhenting i trinn 2.

Det er særlig viktig at berørte, eller potensielt berørte, interessenter og rettighetshavere involveres og konsulteres i oppfølgingen av tiltak. Dette er spesielt viktig når det gjelder oppfølging av tiltak mot negativ påvirkning som dere selv har, eller kan ha, forårsaket eller bidratt til. Hva er de berørte partenes tanker og meninger om effekten av tiltakene dere har iverksatt?

Ansvarlig datahåndtering

Noe av informasjonen dere samler inn i forbindelse med aktsomhetsvurderinger, kan anses som sensitiv, for eksempel fordi den kan ha betydning for personens privatliv, rykte eller sikkerhet. Det er viktig at dere tenker på hvordan informasjonen innhentes, bearbeides og benyttes.

Når nødvendig, sørg derfor for:

• Å overholde lover og regler om personvern og konfidensialitet
• Informert samtykke
• Sikker lagring av informasjon
• Anonymisert data
• Å aggregere data i analyser og rapporter
• Anonymiserte og/eller konfidensielle kanaler
• Beskyttelse av varslere

Bruk av sosiale revisjoner

I trinn 2 beskriver vi ulike metoder for vurdering av skade og risiko, inkludert sosiale revisjoner (også kjent som «social audits»). Sosiale revisjoner innebærer å identifisere og rette opp eventuelle avvik, feil eller mangler, og kan derfor også være relevante for oppfølging av gjennomføring og resultater av tiltak.

Sosiale revisjoner er utbredt i mange bransjer ettersom virksomheter er nødt til å undersøke om tiltak i leverandørkjeden faktisk har en effekt for å håndtere negativ påvirkning. Likevel finnes det flere kjente svakheter ved metoden. Blant annet kan det oppleves byrdefullt for leverandører å imøtekomme hyppige krav til sosiale revisjoner, ofte fra flere virksomheter som opererer med forskjellige standarder for ansvarlighet. Dette kalles «auditing fatigue», og er en kjent problematikk i tekstilindustrien, men kan også forekomme i andre bransjer som kjennetegnes av industri og produksjon, som elektronikkbransjen. Videre finnes det også utfordringer knyttet til troverdighet og pålitelighet av slike undersøkelser.

Dersom dere skal bruke revisjoner for å følge opp tiltak i leverandørkjeden, anbefaler vi at dere har kontroll på blant annet:

• hvilket selskap som har blitt brukt
• hvor mye tid som ble brukt på den sosiale revisjonen per fabrikk eller anlegg
• hvem som betaler for revisjonen, eksempelvis dere selv, leverandøren eller underleverandøren

Ved å ha en kritisk tilnærming til slike undersøkelser vil dere ha et bedre grunnlag for å vurdere kvalitet og pålitelighet. Generelt oppfordrer vi også til å finne en balanse mellom å evaluere leverandører og forretningspartnere og å støtte dem med pågående overvåkning og sporing av tiltak.

Hvem skal involveres i oppfølgingsarbeidet?

Hvilke personer og enheter som skal involveres i oppfølgingsarbeidet avhenger av hvem som er mest relevante for den konkrete oppfølgingen.

For eksempel kan innkjøpsenheten være mest relevant til å følge opp forretningsforbindelsers tiltak og forbedringsplaner, og vurdere leverandører og forretningspartnere. Personale på driftsnivå kan være mest relevant til å ha ansvar for å følge opp tilbakemeldinger fra berørte interessenter og rettighetshavere. Vi oppfordrer også til å benytte dere av ekstern støtte når nødvendig, for eksempel eksperter i sivilsamfunn, fagforeninger, eller menneskerettighetsinstitusjoner som har kunnskap på det aktuelle området.

Ikke minst er det hensiktsmessig at ledelsen får oversikt over total fremgang med hensyn til gjennomføring og resultater, for eksempel ved at data og informasjon samles i et sentralisert system. Dette vil bidra til at dere som virksomhet kan ha bedre oversikt, lettere identifisere trender og benytte informasjonen til erfaringsdeling.

Bruk indikatorer til sporing

Når dere følger med på gjennomføring og resultater av tiltakene, bør dere bruke passende kvalitative og kvantitative indikatorer. Hvilke indikatorer dere bør bruke vil variere avhengig av i hvilken sammenheng de brukes, samt hvilke mål dere har satt dere. Kvalitative indikatorer kan for eksempel belyse en situasjon med bedre innsikt og forståelse, mens kvantitative indikatorer kan hjelpe med å måle endringer over tid.

Vurder effekten av samarbeidsinitiativer

Dersom dere deltar i samarbeidsinitiativer, som bransjesamarbeid, bør dere arbeide for at disse gjennomgås regelmessig. Selv om man samarbeider eller slutter seg til fellestiltak, vil ansvaret for at aktsomhetsvurderingene dekker skade og risiko dere er knyttet til fremdeles ligge hos dere. Derfor er det viktig å sørge for at disse initiativene også er effektive. Det er også hensiktsmessig å vurdere initiativenes uavhengighet.

OECD har utviklet en metode for å vurdere om ulike «bærekraftsinitiativer», inkludert multistakeholder-samarbeid og flerpartsinitiativer, samsvarer med anbefalingene i OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger. Det innebærer for eksempel vurdering av om initiativene har effektive systemer for å overvåke og spore implementering av aktsomhetsvurderingsprosessen. Se veilederen her

Bruk informasjonen til forbedring av arbeidet

Erfaringene dere gjør dere i oppfølgingen av tiltak skal brukes til å forbedre aktsomhetsvurderingsprosessene og resultatene i fremtiden.

Dersom det viser seg at enkelte av deres prosesser eller tiltak ikke er effektive, må dere undersøke hvorfor. Det kan være mange grunner til at skade og risiko ikke blir tilstrekkelig håndtert, for eksempel:

• fordi tiltakene i seg selv ikke var effektive nok
• fordi dere hadde for lite tid til å gjennomføre tiltakene
• fordi dere ikke brukte nok tid og ressurser på å følge med på fremgang og resultater av tiltakene, og å justere tiltakene underveis på bakgrunn av dette
• fordi dere ikke hadde nok ressurser til å gjennomføre tiltaksplanen

Som tidligere nevnt er det viktig at ledelsen er involvert i evalueringsarbeidet for å øke gjennomslagskraft, for eksempel i form av mer tid og ressurser, og for å sørge for at erfaringene faktisk blir brukt til å forbedre prosessene fremover.

Aktsomhetsvurderinger i seks trinn:

1 Forankre ansvarlighet

2 Kartlegg og vurder negative konsekvenser

3 Iverksett tiltak

4 Følg opp tiltakene

5 Kommuniser med berørte interessenter og rettighetshavere

6 Gjenopprett og erstatt