Redegjørelse

Publisert:
Oppdatert:

Det fremgår av åpenhetsloven § 5 at virksomhetene skal offentligjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene de har gjort.

Formålet med denne redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i virksomhetenes nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak som er iverksatt.

Åpenhetsloven krever at:

«Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene etter § 4

Kilde: Åpenhetsloven § 5.

Hvorfor?

Redegjørelsesplikten i åpenhetsloven bygger på Trinn 5 (Kommunikasjon) i aktsomhetsvurderingene etter OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.

Det er altså en del av selve aktsomhetsvurderingsprosessen at virksomheter kommuniserer om sine aktsomhetsvurderinger, funn og planer. Slik kan virksomheten bygge tillit til sin virksomhet og sine beslutningsprosesser. 

Redegjørelsesplikten i åpenhetsloven strekker seg imidlertid enda lenger enn OECDs retningslinjer ved at virksomhetene årlig må offentliggjøre en generell redegjørelse som er tilgjengelig for alle.

Hva? 

Hva det skal skrives om i en redegjørelse og på hvilket detaljnivå følger av åpenhetsloven § 5. 

Redegjørelsen må oppfylle minstekravene i § 5 første ledd bokstav a, b og c, men det er ingenting i veien for å publisere mer detaljert og utfyllende informasjon.

Detaljene i redegjørelsene vil variere da alle virksomheter er ulike og utfører forskjellige aktsomhetsvurderinger.  

Bokstav a: generell informasjon 

Redegjørelsen skal minst inneholde 

«a. en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.» Kilde: Åpenhetsloven § 5, bokstav a. 

Her skal virksomheten beskrive (minstekrav): 

Bokstav b: negative konsekvenser og risiko 

Redegjørelsen skal minst inneholde 

«b. opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.» Kilde: Åpenhetsloven 5, bokstav b

Hensikten med å ta med denne informasjonen i redegjørelsen er å gi allmenheten innblikk i virksomhetens risikokartlegging og de risikoområdene som virksomheten har valgt å fokusere på. 

Etter bokstav b må redegjørelsen (minstekrav): 

Vesentlig risiko er potensielle negative konsekvenser som anses som vesentlige. Risiko må vurderes ut fra hvor alvorlige konsekvensene er eller vil kunne være for de berørte, og sannsynligheten for negativ påvirkning. Hva som skal anses som “vesentlig risiko” må derfor vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Virksomhetene er ikke nødt til å redegjøre for alt som er inkludert i aktsomhetsvurderingene. Gjennom aktsomhetsvurderingene skal virksomhetene kartlegge, forhindre og begrense «faktiske og potensielle» negative konsekvenser. Minstekravet til redegjørelsen gjelder kun de faktiske negative konsekvensene, samt «vesentlig» risiko.  

Virksomhetene kan også inkludere informasjon om: 

Virksomhetene kan rapportere på all slags risiko, ikke bare vesentlig, om de ønsker åpenhet om dette. I slike tilfeller må virksomhetene skille mellom de ulike type risiko i redegjørelsen.  

Bokstav c: tiltak 

Et av trinnene i aktsomhetsvurderingene, er å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser de har avdekket. I redegjørelsen skal virksomhetene ikke bare opplyse om disse tiltakene, men også om resultatene av disse.  

Redegjørelsen skal minst inneholde 

«c. opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene». Kilde: Åpenhetsloven 5, bokstav c. 

Her skal virksomheten (minstekrav): 

Detaljnivå 

Så lenge minstekravene i loven er oppfylt, har virksomhetene fleksibilitet til å utforme redegjørelsene etter eget skjønn. Det kan gi mange fordeler å publisere mer detaljert informasjon enn loven krever.

3 fordeler ved gode og grundige redegjørelser 

  • Bedre arbeid med ansvarlig næringsliv: Gode spørsmål fra allmenheten (informasjonskrav), basert på informasjon som er offentlig tilgjengelig i redegjørelsen, kan bidra til å gjøre arbeidet med ansvarlig næringsliv bedre og mer målrettet. 
  • Effektivisering: Ved å publisere en god og grundig redegjørelse, sørger virksomheten for at informasjon om hvordan de jobber med negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er tilgjengelig for alle. Dette vil gjøre det lettere for virksomheten å svare på informasjonskrav,  
  • Styrket omdømme: En god redegjørelse gjøre det klart og tydelig for alle hvordan virksomheten jobber med ansvarlig næringsliv. Åpenhet rundt resultatene av dette arbeidet kan bidra til økt tillit til virksomhetens systemer og rutiner for ansvarlig næringsliv, og dermed styrke virksomhetens omdømme. 

Dersom redegjørelse etter åpenhetsloven er inntatt i årsberetningen eller annen rapport om bærekraft, må det fremgå klart hvilke deler av rapporten som angår åpenhetsloven. Bakgrunnen for dette er at redegjørelsen skal være «lett tilgjengelig», noe som innebærer at informasjonen som gjelder åpenhetsloven skal være identifiserbar. Se mer informasjon her om felles redegjørelser i konsern

Henvisning til andres aktsomhetsvurderinger 

Det er mulig å henvise til andre virksomheters redegjørelse knyttet til kartlegging av risiko i den samme leverandørkjeden, så lenge redegjørelsen med henvisningen vil oppfylle minimumskravene og dermed gir et dekkende bilde av virksomhetens aktsomhetsvurderinger. Virksomheten det henvises til må selv være omfattet av åpenhetsloven. Det er virksomheten som henviser som står ansvarlig for å undersøke om det er tilfelle. 

Det er for eksempel mulig å henvise til underleverandører eller forretningspartneres egne redegjørelser. I et konsern kan det være aktuelt i den generelle delen av redegjørelsen å vise til et annet selskap i konsernet som har ansvar for fellesfunksjoner for hele konsernet, som HR, innkjøp med mer. Det kan også være aktuelt for et morselskap å vise til et datterselskaps redegjørelse for konkrete aktsomhetsvurderinger som gjelder datterselskapets aktiviteter. Dersom det er flere virksomheter som er omfattet i samme konsernet, har likevel alle disse plikt til å publisere redegjørelser.

Konsernet står for øvrig fritt til å fordele ansvar internt for å utarbeide redegjørelsene. Du finner mer informasjon om dette under punktet «Hvem» lenger ned på denne siden.

Virksomheten må selv vurdere om redegjørelsen de henviser til er god nok. Virksomheten vil alltid ha et selvstendig ansvar for at redegjørelsene de viser til dekker de aktuelle forholdene.  

Når det henvises til andres redegjørelser, må det fremgå presist hvor informasjonen det henvises til finnes. Dette kan gjøres ved å legger inn direktelenker, eller presist angi på hvilken nettside og hvor på nettsiden informasjonen finnes. Det bør i tillegg beskrives hvorfor informasjonen er dekkende for virksomhetens redegjørelse.  

Hva kan holdes utenfor redegjørelsen? 

Personlige forhold og visse forretningsforhold 

Det fremgår av åpenhetsloven § 6 annet ledd bokstav c og d, jf. § 5 andre ledd at  

som hovedregel kan holdes utenfor redegjørelsen.

Adgangen til å unnta slike opplysninger skal tolkes i tråd med forvaltningsloven § 13.  

Allmennhetens rett til informasjon om faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som virksomheten er kjent med, gjelder uavhengig av begrensningene nevnt ovenfor, jf. § 6 tredje ledd.

Informasjon om kjente, faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter skal derfor inntas i redegjørelsen uavhengig av om denne informasjonen også angår noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter.   

Sikkerhetsloven og åndsverkloven 

Informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven kan holdes utenfor redegjørelsen, jf. § 6 fjerde ledd. 

Navn på leverandører og forretningspartnere 

Virksomheten må selv vurdere hvilke konkrete opplysninger om leverandører og forretningspartnere som må oppgis for å gi en dekkende fremstilling av sine aktsomhetsvurderinger, herunder om disse må navngis. 

Det vil ofte kunne være tilstrekkelig å beskrive hvilke utfordringer som er identifisert, og hvilke tiltak som er iverksatt, uten å navngi leverandører eller forretningspartnere. Det vil imidlertid kreves et visst detaljnivå for å anse opplysningene som tilstrekkelige. Dette kan være informasjon om bransje, region mm. som utfordringene eller tiltakene er knyttet til. 

Hvilket språk? 

Redegjørelsen skal som hovedregel publiseres på norsk. Dette er ikke til hinder for at virksomheter også publiserer redegjørelsen på andre språk i tillegg til norsk.  

Utenlandske virksomheter som har fått innvilget dispensasjon til å presentere årsregnskap og årsberetning på et annet språk enn norsk etter regnskapsloven § 3-4 tredje ledd, kan publisere redegjørelsen på det samme språket. 

Utenlandske virksomheter som etter regnskapsloven § 8-2 annet ledd sender regnskapsdokumenter på norsk, dansk, svensk eller engelsk, kan publisere redegjørelsen for aktsomhetsvurderingene på det samme språket. Dette gjelder norske filialer av utenlandske foretak etter regnskapsloven § 1-2 første ledd nr. 13

Det er ikke Forbrukertilsynet som vurderer om det kan gis unntak etter disse bestemmelsene, da unntakene følger av regnskapsloven. 

Når? 

Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. 

Innen 30. juni hvert år 

Plikten til å publisere redegjørelse etter åpenhetsloven inntrer kalenderåret etter den balansedagen hvor virksomheten blir omfattet av åpenhetsloven. Balansedagen skal forstås på samme måte som etter regnskapsloven. Det vil si at virksomheten må se på salgsinntekt, balansesum og antallet ansatte på balansedagen det aktuelle året og det foregående. 

Les mer om hvem som er omfattet av åpenhetsloven på denne siden.

Dersom virksomheten oppfylte kravene til å omfattes av åpenhetsloven på balansedagen både i 2021 og i 2022, har virksomheten plikt til å publisere redegjørelse etter åpenhetsloven innen 30. juni 2023.  

Fristen for å levere redegjørelse etter åpenhetsloven er den samme uavhengig av hvilket regnskapsår som benyttes. Dersom virksomheten har avvikende regnskapsår er fristen for å publisere redegjørelse etter åpenhetsloven fortsatt innen 30. juni kalenderåret etter balansedagen. Åpenhetsloven følger her ikke regnskapslovens system for andre frister ved avvikende regnskapsår.  

Ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger 

Plikten til å oppdatere redegjørelsen ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger må ses i sammenheng med at aktsomhetsvurderinger skal utføres regelmessig.

Kontinuerlige aktsomhetsvurderinger kan avdekke et endret risikobilde. Dette kan i så fall gi grunnlag for å oppdatere redegjørelsen oftere enn én gang i året. «Vesentlige endringer» tilsier at det er en viss terskel for når ny informasjon krever en oppdatering. Hva som skal anses som «vesentlige endringer», må vurderes konkret. 

Publisering av oppdateringer kan gjøres via en tilleggsrapport. Denne må publiseres på samme måte som den opprinnelige redegjørelsen. Innholdet i tilleggsrapporten bør også tas inn i påfølgende års redegjørelse.   

Hvilken periode skal man rapportere for?  

Det skal redegjøres for siste regnskapsår, uavhengig av om dette er avvikende eller ikke. Åpenhetsloven følger her regnskapslovens system for årsberetning.  

Ved redegjørelsen i 2023 stilles det ikke krav om at redegjørelsen skal dekke hele siste regnskapsår, da virksomhetene først fikk plikter etter åpenhetsloven fra 1. juli 2022. Perioden det må rapporteres for blir da regnet fra og med 1.  juli 2022.

Det er likevel ingenting i veien for at virksomhetene rapporterer for perioder av regnskapsåret før 1. juli 2022, dersom de har jobbet med aktsomhetsvurderinger også før loven trådte i kraft.  

Det bør fremgå av redegjørelsen hvilken periode redegjørelsen dekker, for eksempel 1. januar – 31. desember 2023. 

Dersom en virksomhet med avvikende regnskapsår for eksempel blir omfattet av åpenhetsloven på balansedagen 30. april 2023, skal virksomheten publisere redegjørelse etter åpenhetsloven innen 30. juni 2024 for perioden 1. juli 2022 – 30. april 2023 (siden virksomheten først fikk plikter etter åpenhetsloven fra 1. juli 2022). Om denne virksomheten blir omfattet av åpenhetsloven på balansedagen 30. april 2024 skal virksomheten publisere redegjørelse innen 30. juni 2025 for perioden 1. mai 2023 – 30. april 2024

Virksomheter kan oppleve utfordringer med redegjørelsesplikten kalenderåret etter den balansedagen hvor de for første gang blir omfattet av åpenhetsloven, da virksomheten i det foregående regnskapsåret ikke hadde plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger. Dette vil også gjelde for nyetablerte virksomheter. Det er ingen overgangsregler i åpenhetsloven om redegjørelsen for slike tilfeller.

Forbrukertilsynet anbefaler at virksomheten i sin redegjørelse opplyser om at den tidligere ikke har vært omfattet av åpenhetsloven.

Mange virksomheter har imidlertid allerede fulgt OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, etablert interne rutiner, retningslinjer for leverandører og forretningspartnere, og gjennomført kartlegging av risiko.

Dersom virksomheten har utført aktsomhetsvurderinger eller annet relevant arbeid før den ble omfattet av åpenhetsloven, kan dette arbeidet sammen med eventuelle planer for videre arbeid med aktsomhetsvurderinger beskrives i redegjørelsen. 

Hvor og hvordan? 

Nettsider 

Åpenhetsloven skal sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Derfor skal redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider.  

Det er god praksis å beholde tidligere publiserte redegjørelser på nettsidene slik at fremgangen kan spores.  

Plikten til å publisere redegjørelsen på nettsiden gjelder uavhengig av om virksomheten i tillegg velger å innta redegjørelsen i årsberetningen som en del av redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 c.

Det legges til grunn at virksomhetene som omfattes av loven i stor grad har nettsider. Dersom virksomheten inngår i et konsern og ikke har egne nettsider, er det mulig å publisere redegjørelsen på nettsiden til en annen del av konsernet. Det bør da fremgå klart hvilken virksomhet redegjørelsen gjelder for og hvilket selskapsforhold som foreligger mellom denne virksomheten og virksomheten som eier nettsiden redegjørelsen publiseres på (for eksempel om det er et mor/datterselskap i konsernet). Alternativt kan virksomheten opprette en enkel nettside kun for publisering av redegjørelsen.

Dersom det ikke er mulig for virksomheten å publisere på nettside, må redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på annen måte. Dette kan for eksempel være på andre digitale plattformer som virksomheten bruker til å kommunisere med ulike interessenter, eller at redegjørelsen sendes kostnadsfritt til enhver som ber om å få lese den.

Redegjørelsen må uansett være lett tilgjengelig. Så langt som mulig bør den være søkbar på internettet, og enhver som henvender seg til virksomheten, skal kunne få redegjørelsen på forespørsel.   

Årsberetning 

Virksomheter som har plikt til å levere årsberetning (etter regnskapsloven eller annet regelverk) skal opplyse om hvor redegjørelsen er offentlig tilgjengelig i årsberetningen. Det holder å opplyse om hvor redegjørelsen kommer til å bli publisert, for eksempel på hvilken nettside.   

Redegjørelse om samfunnsansvar 

I tillegg til publisering på nettsiden, kan redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven inngå i redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 c. Dette er frivillig. 

Hvem? 

Alle virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven har plikt til å publisere redegjørelse.  Dette gjelder også dersom flere virksomheter i et konsern er omfattet av åpenhetsloven.  

Virksomhetene kan som nevnt likevel vise til andres redegjørelser i sin egen redegjørelse.

Hvordan arbeidet organiseres i praksis står virksomhetene fritt til å bestemme selv. I et konsern kan ansvaret for å utarbeide ulike deler av redegjørelsen fordeles.  

Felles redegjørelse i konsern 

Dersom konsernet utarbeider en felles redegjørelse som dekker hele konsernet, må denne som utgangspunkt publiseres på nettsiden til alle virksomheter i konsernet som er omfattet av åpenhetsloven.  

I en felles redegjørelse for konsernet må det fremgå tydelig hvilke deler av redegjørelsen som er knyttet til de ulike selskapenes spesifikke forhold, og hvilke deler av redegjørelsen som er felles for alle deler av konsernet.

Det må være enkelt å finne frem til de delene av redegjørelsen som omhandler ett av konsernets selskaper. Dette gjelder både generell informasjon hvis ikke dette er felles for hele konsernet, negative konsekvenser og risiko og tiltak. Dette kan for eksempel gjøres ved å ha ulike kapitler til de enkelte selskapene som er omfattet.  

Dersom det er vanskelig å utforme en felles redegjørelse for konsernet som samtidig gir god oversikt over de enkelte selskapers forhold, kan det være en fordel å publisere separate redegjørelser for hvert enkelt selskap i konsernet som er omfattet av åpenhetsloven.

Dersom det er hensiktsmessig, kan det i disse separate redegjørelsene henvises til den generell informasjon som dekker hele konsernet i for eksempel morselskapets redegjørelse.  

Hvem skal signere? 

Redegjørelsen etter åpenhetsloven skal underskrives i tråd med regnskapsloven § 3-5 om undertegning av årsregnskap og årsberetning. 

Bakgrunnen for kravet til signatur er å ansvarliggjøre styret, og å motvirke en praksis der redegjørelsen blir et dokument utarbeidet av et foretaks informasjonsavdeling med liten forankring i foretakets reelle styrende virksomhet.  

Hvem som skal underskrive beror på virksomhetens organisasjonsform. Som regel vil det være styret og daglig leder.